گاهی اوقات باید انجام بعضی کارها را به عوامل خارجی بسپارید تا راحت‌تر و سریع‌تر به اهداف تعیین شده خود برسید. اما برای مدیریت برون سپاری باید چه کارهایی کرد؟ برای درک بهتر اینکه در این پروسه مدیریتی باید چه کاری انجام دهید، حتماً با ما در این مقاله همراه باشید.
چرا باید برون سپاری کرد؟
برای اینکه نتیجه بهتری در روند انجام پروژه‌های خاص داشته باشیم، نیاز داریم بار اضافی یا هزینه‌های اضافی را از دوش خود برداریم. گاهی آن‌قدر انجام هدف‌های اصلی مهم و حساس هستند که انجام هدف‌های جانبی به ضرر شرکت یا مجموعه خواهند بود.
کاهش مصرف زمان اضافی
بنابراین برای اینکه راحت‌تر به اهداف دسترسی پیدا کنیم باید کارهای جانبی را به شرکت‌هایی که تخصصی در انجام آن‌ها دارند بسپاریم. این کار باعث تسریع پیشرفت شرکت هم می‌شود. اگر با هزینه‌های اضافی برای شرکت مادر همراه خواهد بود.
معمولاً مطابق قراردادی که شما امضا می‌کنید، یک سری مواد اولیه در آن ذکر خواهد شد. اما وقتی مواد اولیه در قرارداد ذکر نشود شما باید آن‌ها را فراهم کنید. اگر چنین کاری نکنید در واقع پروسه انجام پروژه خودتان را دچار اختلال خواهید کرد.
ممکن برای شرکت پذیرنده، ادامه انجام ندادن پروژه سفارشی مشکلی ایجاد نکند، اما حتماً در پروسه کاری شرکت برون سپاری کننده تأثیرات منفی بدی خواهد گذاشت.
کاهش هزینه‌ها
گاهی اوقات هم برای اینکه کاهش هزینه‌های یک شرکت باید کاهش یابد. در غیر این صورت شرکت یا مجموعه با مشکلات اقتصادی روبرو خواهد شد. مشکلات اقتصادی هم در آینده تأثیرات مخربی بر فعالیت شرکت یا مجموعه خواهد گذاشت؛ بنابراین بهترین کار سپردن برخی پروژه‌ها به عوامل خارجی است.
هر مجموعه‌ای فرمت کاری مختص به خود را دارد. اینکه برای کاهش قیمت‌ها خود به عوامل خارجی سفارش کاری می‌دهید، نباید برای شما این موضوع مهم باشد که قیمت تمام شده آن‌ها چقدر خواهد بود. زیرا آن‌ها با استفاده از روش‌های خود حتماً گریز هایی برای کاهش قیمت سفارش‌ها برای سودگیری، خواهند داشت.
اما باید دقت داشته باشید که انجام این کار می‌تواند موجب کاهش کیفیت سفارش‌ها شما هم بشود. عددی که در قرارداد برای هزینه در نظر گرفته می‌شود، بر کیفیت کالا مستقیماً تأثیر می‌گذارد. چون هرچقدر عدد دریافتی شرکت پذیرنده پایین‌تر باشد، مجبورند از روش‌ها یا کالاهای ارزان‌تری برای انجام آن استفاده کنند.
برای بازدهی بیشتر باید چه راهکار مدیریتی اجرا کرد؟
کسب موفقیت نیازمند ریسک کردن در انجام برخی امور است.
برون سپاری برای شتاب بیشتر
برای اینکه بتوانیم موفقیت بیشتری در کسب و کار خود داشته باشیم باید از روش مدیریتی برون سپاری استفاده کنیم. این روش باعث می‌شود شتاب بیشتری برای انجام پروژه‌ها و رسیدن به اهداف تعیین شده داشته باشیم. این امر باعث پیشرفت اقتصادی و توانی شرکت مادر خواهد شد.
8 راهنمایی برای استارت‌آپ‌ها در زمینه BPO
مدیریت منابع
یکی از حساس‌ترین فاکتورها در صنایع و اقتصاد شرکت‌ها یا مجموعه‌ها مدیریت صحیح منابع انسانی یا مواد اولیه است. اگر بتوانیم این 2 مورد را خوب مدیریت کرده، نیروی انسانی خود را صرف کارهای اضافی و بی‌ثمر یا کم نتیجه نکنیم، پرسنل با فرسودگی مواجه نمی‌شوند.
روحیه بالا برای انجام کارهای بسیار مهم است. اما وقتی صرف هدف‌های بیهوده شوند، قطعاً تأثیرات منفی به همراه خواهد داشت. این بحث برای مواد اولیه هم صدق می‌کند، به‌خصوص اینکه هزینه‌های مواد اولیه، اکنون دچار نوسانات شدید قیمتی هستند.
رتبه بندی اهداف
برای اینکه به موفقیت در مدیریت برون سپاری داشته باشیم، باید اهداف خود را به‌درستی دسته‌بندی کنیم. برای مثال انجام اهداف اصلی را در اولویت کار قرار دهیم و اهداف جانبی را به شرکت‌ها و عوامل خارجی بسپاریم.
مزایا و معایب برون سپاری در سال 2020
برای مثال سپردن امنیت یک شرکت (حراست) به شرکت‌های خدماتی یکی از این قبیل کارها است. انجام دادن کارها یا به نتیجه رساندن اهداف جانبی، فقط وقت شما را تلف خواهند کرد. ممکن است حتی روی منابع اولیه و مهم شما هم تأثیر زیادی بگذارند و هزینه‌های شما را بیشتر کنند.
ارزیابی و پیش‌بینی بازار برای انعطاف‌پذیری بیشتر
برای اینکه بتوانیم با مشکلات کمتری مواجه شویم، یکی از بهترین کارها ارزیابی و پیش‌بینی بازار خواهد بود. پیش‌بینی تقاضای دوره‌ای بازار یکی از آیتم‌هایی است که می‌تواند روی رشد، توانایی بیشتر و اقتصاد موفق‌تر شرکت تأثیر مثبت بسیار زیادی داشته باشد.
انجام پیش‌بینی شاید برای همه صنایع کار راحتی باشد، اما اینکه بتوانیم تقاضا و عطش بازار با استفاده از عرضه به‌اندازه کالاها یا خدمات رفع کنیم، برد کرده‌ایم. همیشه برای پروژه‌ها باید یک نقشه دومی (Plan B) داشته باشیم. قابل انعطاف بودن تجارت، یکی از نادرترین قابلیت‌ها بین مجموعه‌های فعال در جامعه و اقتصاد به شمار می‌رود.
چک لیست کاری
برای اینکه پروسه کاری خود را بهتر زیر نظر داشته باشید، یک چک لیست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید. حتی از این روش برای بررسی و ارزیابی پروژه‌های برون سپاری شده هم می‌توانید استفاده کنید که خیلی هم مثبت واقع خواهد شد.
در نظر گرفتن استانداردهای تکنولوژی
موفقیت در صنعت، در کنار در نظر گرفتن استانداردهای موجود تکنولوژی فراهم می‌شود. بنابراین برای رشد، افزایش توانا و بازدهی باید مطابق با تکنولوژی، سفارشات خود را تعیین کنید.
هیچ‌وقت برنامه‌ریزی برون سپاری را به عوامل خارجی نسپارید
اگر چنین کاری کنید، باید بدانید که کنترل مدیریت بر امور سفارش‌ها خود را به‌طور کامل از دست داده‌اید. شرکت‌های پذیرنده، برنامه‌ریزی را طوری انجام می‌دهند که قرارداد فقط به نفع آن‌ها خودشان باشد؛ بنابراین حتی اگر دانش اندکی هم دارید دست از اقدام به چنین کاری خودداری کنید.
از مشاوران و متخصصان راهنمایی بگیرید
برای اینکه موفقیت بیشتری کسب کنید یا برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید، می‌توانید از مشاوران و متخصصان شاخه مدیریت کمک بگیرید. همچنین شما می‌توانید برای تعیین مفاد قرارداد خود وکیلی استخدام کنید تا قرارداد را به نفع شما پیش ببرد.
یا اینکه وکیل شما تا جایی که امکان دارد ضرر و زیان مالی را از شما دور کند.
برون سپاری یک گزینه روی میز است
شاید نیاز نباشد که برای انجام هر کاری، دست به اقدام چنین امری بزنیم. از این روش هم برای رهایی از مشکلات هم می‌توان استفاده کرد، هم برای کاهش مشکلات ثانویه (اقتصادی، مدیریتی یا هر چیز دیگر) احتمالی سر راه.
اما نباید این گزینه را به‌طور کامل حذف کرد یا به آن فکر نکرد. گاهی همین کار می‌تواند تنها و بهترین راه حل برای توزیع و عرضه به بازار باشد. کسی از آینده کسب و کار خود خبر ندارد، باید همه جوانب در نظر گرفته شود.
مطالعات درباره بک‌گراند شرکت‌های پذیرنده
قبل از اینکه پروژه خود را به شرکت‌های پذیرنده تحویل دهید، حتماً در رابطه با رزومه کاری شرکت مورد نظر مطالعات دقیقی داشته باشید. این کار باعث می‌شود که ریسک‌ها و خطرات احتمالی اقتصادی را تا حد چشم‌گیری از بین ببرد.
جمع‌بندی
برای مدیریت برون سپاری، مطالعه مفید و زیاد روی شرکت‌های ثانویه داشته باشید. سعی کنید تا حد ممکن هزینه‌های اصلی و هزینه‌های خود را کاهش دهید، اما کاهش کیفیت را حتماً از بین ببرید. برای راهنمایی، پیشرفت و سود بیشتر حتماً از راهنمایی‌های متخصصان اقتصادی و حسابداری استفاده کنید.
